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【參考學習】如何做好企業檔案管理工作?

文章來源: 發布時間:2021-02-25 瀏覽次數:68次

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隨著社會的發展,人們對于檔案管理工作也越來越加以重視,通過它,可以記錄下企業的發展歷程,延續企業的文化及歷史;又能幫助業務部門以檔案材料為依據,吸取過往經驗及教訓,做出合理決策。     

檔案管理工作不僅僅存在于企業單位的管理工作中,在各個領域都有它的身影,那么作為檔案工作者,該如何進行檔案管理,才能在維護企業經驗及成果的同時,輔助企業更快、更好地發展?今天我們一起來聊下~


1 做好前期準備


檔案管理涉及的面繁雜、廣泛,需要檔案工作者預先做好準備,才能在后續整理及管理過程中有條不紊。


① 認識管理對象:什么是“檔案”?并非企業經營過程中產出的所有資料,都能稱之為檔案。只有社會或個人在社會活動中直接形成,保存備查的各種形式及載體的數據、信息和知識記錄,才能稱之為檔案。       

檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案,可參考以下這三點

◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中,那么就不屬于檔案;
◎ 此文件是否具備利用價值。盲目保存經營過程中產生的所有文件,本質上是資源浪費;
◎ 是否按一定規律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。
       

② 明晰管理范圍:檔案管理涵蓋的范圍很廣,既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料,也可覆蓋戰略規劃、投資運營、業務評估等對內材料。與此同時,文書規范性、離任審計、監察資料、無形資產等管理性質的資料,可以轉化為檔案的一部分;制度流程、企業文化等宣傳色彩的材料,也是時常被歸檔的對象。

但并非將以上材料全部進行歸檔,應考慮企業的實際需求,做到檔案范圍劃分科學合理。
              
③ 組織人員配置:檔案管理不是單打獨斗,而應「統一指導、分級管理」。

在設置專門的檔案管理人員,負責擬定規劃、制度及實施方法的同時,最好應在各部門配置相應的兼職人員,負責本部門材料的形成及收集。必要時,還應組織相關人員進行檔案管理培訓。

例如:人事部、財務部、業務部中涉及敏感內容的文件,可由其生成部門自行管理,檔案部實施監管。

④ 確定場地支持:應存放在哪里?在具備條件、符合需求的情況下,可將檔案放置在檔案室內;沒有條件的情況下,也可以設置帶鎖的柜子進行檔案歸置。

歸置檔案的場地及設備應根據企業自身情況而定,既要保證檔案安全性、私密性與完整性,又得符合公司資源的實際調用情況及業務需求,量力而行。

     

2 開展檔案管理工作



開展檔案工作,要求檔案管理人員具備耐心、細心的同時,又得具備原則性,嚴格按制度、規則辦事。參考以下流程開展整理工作~

企業檔案·文件點收

文件結案移送歸檔時,依如下原則點收: 
1. 檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查歸入。
2. 文件如經抽存者,應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。
3. 文件的處理手續是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。
4. 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

企業檔案·文件整理

點收文件后,應依下列方式整理: 
1.中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

企業檔案·檔案分類

1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷使用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。
4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
5.檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2為經辦部門代號,B1B2為大類號,C1C2為小類號。D1為檔卷卷次,E1E2為檔案目次。

企業檔案·檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內容 性質為原則,且有一定范疇,不宜籠統含混。
2.各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3.檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增繁時,隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。

企業檔案·檔號編定

1.案件如系新案,應就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2.案件如可歸屬前案,應查明前案之檔號予以同號編列。
3.檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者,應先確定其主 要類別,編列檔號。
4.檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

企業檔案·歸檔與檔案清理

1.歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內,并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。 

企業檔案·保存期限 

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外,依下列規定辦理: 
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。
2.10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。
3.5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。
4.1年保存:結案后無長期保存必要者。
5.規章由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

企業檔案·檔卷清理

1.管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時, 依規定清理一次,已屆保存期限者,得予銷毀,銷毀前應造冊呈總經理核準,必 要時向主管官署報備,并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。
2.保管期限屆滿的文件中,部分經核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上,并在第五聯上注明部分銷毀之日期。


3 后期利用


檔案管理不是將檔案整理完就算結束,讓檔案有效流通及利用,才是檔案管理的終極目標。

① 建立查詢、借閱等制度,讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統一保管的檔案文件進行利用,文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。

檔案可通過原件、復印件、電子件、在線閱覽等形式進行利用,檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案密級不同(公開、秘密、機密、絕密),制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。

② 根據檔案信息,為公司決策提供數據支持。在檔案整理的過程中,就可收集相應的數據及建議。

◎ 文件審核過程,可檢查公司各類工作流程;
◎  文件接收過程,可依據數量梳理各階段業務活躍度;
◎  檔案類別上,可看出各部門之間協作是否緊密;

另外,檔案管理人員還可對檔案信息進行再加工,提供有效的檔案產品。例如:對公司每年度打印機租賃費用進行匯總,為相關部門提供數據支持;對租賃合同進行分析梳理,可得出本年度公司設立了多少分公司,分局區域等信息。

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